Analisi e raccolta dati: perché sono fondamentali?

Per le aziende è sempre più fondamentale un’analisi e raccolta dati corretta e puntuale.

Negli articoli precedenti abbiamo spiegato quali sono i vantaggi nell’utilizzo della nostra tecnologia Lean e come questi si realizzino attraverso le 3 fasi di:

• pianificazione;
• installazione;
• attivazione della raccolta dati.

Rimane solo un’ultima domanda:

Che tipologia di dati vengono raccolti e come possono essere utilizzati continuativamente?

Partiamo da uno dei principi cardine della nostra azienda:

il cliente che acquista i nostri servizi non deve averne solamente un beneficio immediato, deve trarne vantaggio nel lungo periodo. 

Immaginiamo per un momento un ambiente in cui è presente un’attrezzatura, due persone e due clienti.

Prendiamo, ad esempio, un processo di pre-ospedalizzazione in cui due pazienti devono effettuare gli esami pre-operatori.

Andando ancor più nel dettaglio:

immaginiamo un cardiologo che deve effettuare il test cardiovascolare da sforzo ed un infermiere che deve gestire i pazienti nel percorso di esecuzione degli esami stessi.

L’ambiente è lungo e stretto, per cui i tempi di percorrenza sono elevati:

l’ambulatorio del pre-ricovero è situato ad un’estremità, l’ambulatorio cardiologico dall’altra.

Immaginiamo che l’amministrazione della una struttura ospedaliera stia analizzando una parte del processo di pre-ricovero, in quanto cosciente di dover migliorare qualcosa.

Questo miglioramento, però, ad oggi, è un processo inefficiente, lento, macchinoso, che impiega tantissime risorse personali ed economiche.

Si potrebbe, infatti, accogliere fino al doppio dei pazienti nella stessa unità di tempo, informazione a cui la struttura ospedaliera riesce a risalire grazie a dati importanti ma parziali, raccolti “on spot” dal personale.

 È necessario, quindi, definire uno standard più efficace, efficiente e di qualità. 

Il progetto prevede un intervento di consulenza Lean con la tecnologia BeeComs, che passa per una puntuale analisi e raccolta dati. 

L’esito dell’analisi produce questi dati:

• Il cardiologo ha iniziato frequentemente la sua attività preoperatoria con 15 minuti di ritardo, perché l’ambulatorio in cui viene svolto il test cardiovascolare da sforzo non era stato adeguatamente ripristinato dall’infermiera.

• L’infermiera non aveva ripristinato l’ambulatorio in tempo perché, come spesso accade, il reparto internistico richiede un RX torace ai ricoverati tendenzialmente alla stessa ora dell’inizio dell’attività ambulatoriale di cui sopra. Essendo lei la turnista giornaliera, ogni volta si trova a dover rallentare la propria attività che, a cascata, genera ritardi nel preoperatorio.

• La persona che si occupa della gestione della worklist degli esami del pre-operatorio non è al corrente del motivo del costante ritardo dei pazienti che devono fare i test cardiovascolari da sforzo.

• I pazienti, per raggiungere le zone di interesse, impiegano 5 minuti ad andare e 5 minuti a tornare. Accade sovente, però, che nella confusione generale si perdano, entrino nell’ambulatorio sbagliato, chiedano informazioni in modo confuso, ricevendo informazioni ancor più confuse. Spesso alcuni pazienti vengono trovati in altri reparti.

• In generale, il percorso pre-ricovero richiederebbe circa 25 minuti tra check-in, condivisione con il paziente dalla work list degli esami, esecuzione del test cardiovascolare da sforzo e consegna del referto. In questa struttura tale processo ha una durata media di 45 minuti. Quindi la capacità produttiva è sfruttata al 55%.

Si procede dunque alla condivisione dei dati raccolti con la proprietà.

La Direzione già sapeva che alcuni elementi del processo non erano particolarmente efficienti, ma avendo informazioni parziali aveva tentato, in passato, soluzioni inefficaci.

Ma quello che ha scoperto, e che sarà determinante per decidere il nuovo standard di servizio ed intervenire in modo definitivo nel miglioramento del processo, riguarda:

• Il fatto che le procedure di richieste di esami da reparto prevedevano l’accesso agli ambulatori proprio in concomitanza degli esami preoperatori. Era un retaggio passato e nessuno si era accorto che erano particolarmente conflittuali con l’attività preoperatoria;

• Il fatto che sarebbe bastato invertire la dislocazione dell’ambulatorio di cardiologia con quello di chirurgia/ortopedia, per accorciare di molto i tempi di percorrenza dei pazienti e, soprattutto, evitare che i pazienti si perdessero nei reparti.

La Direzione, dunque, dopo aver modificato la procedura di richiesta esami interni per pazienti degenti e dopo aver invertito la posizione degli ambulatori, verificato un periodo successivo in cui ha effettuato ulteriori piccoli aggiustamenti, come per esempio una comunicazione della nuova procedura di pre-ricovero a tutto il personale interessato, ha ottenuto il grande risultato di riuscire a “lavorare” il 30% dei pazienti in più, nella stessa unità di tempo.

Dunque, quali dati ha raccolto BeeComs Healthcare Lean? 

Grazie a BeeComs Healthcare Lean, l’analisi e raccolta dati ha fornito indicazioni molto precise, riguardanti:

• Interazioni tra persone e oggetti;
• Interazioni tra persone;
• Interazioni tra oggetti;
• Tempi di esecuzione delle attività;
• Tempi di percorrenza degli ambienti;
• Tempi di inattività;
• Distanze percorse.

Il tutto monitorando costantemente qualsiasi elemento utile ai fini dell’indagine, senza dover ricorrere ad una persona che, cronometro alla mano e indossando il contapassi, avrebbe dovuto registrare su carta tutti i dati sopra indicati.

Un’innovazione straordinaria a supporto di un’attività che garantisce risultati concreti, misurabili, affidabili ed a lungo termine.

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